務實的面對問題，才能讓專案更成功！
「客戶想多加一個需求」、「我覺得目前的結果似乎不是我們期待的」、「我們想要稍微調整一下專案的目標」……。
身為專案經理，聽到這些消息，是否總是讓你血壓立刻飆高、忍不住抱怨：到底要改幾次？為什麼不能想清楚再叫我們做？明明做了很多次訪談，為什麼現在講的跟當初都不一樣？專案已經進行90%，現在根本來不及改！
專案經理們，你們的憤怒完全是有道理的！在專案執行階段，任何一個需求的變動，都會牽動複雜的溝通、協調，浪費人力、時間及金錢，甚至嚴重打擊團隊的士氣，讓專案走向失敗。
為什麼專案會遇到「範疇潛變」？
「範疇潛變」（Scope Creep）是在專案管理常見的困境，指的是專案範圍不受控制地變化，或持續擴增，通常被認為有負面影響，這是隨著專案工作進展，各方利害關係人要求專案團隊產出愈來愈多的成果，卻不了解這些要求對專案進度或預算，所造成的整體影響。
造成的原因有很多，包含：
專案在規劃階段便沒有定義出明確的需求與範疇
專案可交付的成果缺乏明確定義
專案的利害關係人缺乏相關資訊或是產生誤解
專案執行過程中缺乏溝通
專案經理遇到問題沒有主動回報
5個心法，幫你應變專案範疇潛變
但是憤怒並不能解決問題，身為一位專業的PM，你必須要想辦法讓專案如期、如質完成。面對範疇潛變，你可以採用以下5個策略：
1. 做好專案需求管理
專案的本質便是充滿變動與挑戰，但是在專案規劃階段，專案經理仍可以謹慎地確認專案的目標、時間、可交付的成果，最重要的是，一定要確保這些資訊與客戶的期待一致。產品與流程創新公司總裁Raymond Sheen建議，你可以和客戶一起列出清單，寫下哪些事項屬於範疇內，哪些則不。範疇內的事項是為達成專案目標而必須做的工作。不屬於範疇內的事項，則是無法直接協助達成專案目標的事項，或沒有足夠的時間和經費完成的事項。
舉例來說，專案的目標是規劃品牌新品上市記者會，撰寫新聞稿便屬於專案的範疇，但是保證新聞媒體的曝光數量、要有10家以上的外媒報導，可能就不在專案的範疇之內。確保在專案開始前，所有的需求都可以被書面記錄下來，並獲得客戶的同意。
2. 保持冷靜，不要立即答應或拒絕
若是很不幸的，客戶突然提出新的需求，在面對不合理的期待時，PM不要被當下的情緒沖昏頭，立即答應或拒絕客戶，可以先回覆：「我們已經收到您的想法，請讓我先確認一下專案的狀況再與您討論。」
因為專案可能非常複雜，你不能確保自己牢記著每一個細節，請花點時間回頭確認，並與團隊或主管討論後再回覆。
3. 重新釐清客戶變更需求的原因
很多時候，客戶或老闆突然提出新的需求，並不是因為他們的需求改變了，而有可能是他突然被新的「閃亮事物」（例如市場上新的技術、某種看起來很眩目的新服務）所迷惑。
回頭去找出在專案規劃階段的所有紀錄，逐一檢視目前的成果是否背離了當初的客戶需求？中間是否有些變動沒有及時更新資訊？或者是因為客戶並不了解目前專案的全貌與進度，才會覺得與他原本的期待有所差異？先重新釐清客戶的想法與新的需求產生的原因，再做出回應。
4. 要害怕對客戶說「不」
拒絕客戶，似乎是一件可怕的事情，但這有時是幫助客戶實現專案目標的最好方法。如果你收到臨時的變更需求，可能造成專案的延誤或是超出預算，你可以拒絕客戶，但是在表達時，不要太過強硬或是充滿情緒，而是採取「對話」的心態，共同討論最佳的決策方案。
5. 務實地調整專案新方案
若你確認專案目前的進度都符合當初規劃的目標，但是客戶仍然想要變動專案的範圍，專案經理也應該以務實的態度與客戶討論：這個變動是必要的嗎？希望達到什麼成果？若是一定要做，會產生什麼影響？原本預期交付的時間與成果該如何調整？將這些新的資訊攤開來，與客戶、利害關係人逐一討論確認審核的基準線，然後共同努力，朝目標前進。
6. 總結並記錄專案範疇變更的過程
專案時常是牽一髮而動全身的，當專案需求改變時，除了客戶之外，你可能還必須與團隊成員、跨部門、外包廠商等不同的關係人溝通並取得同意，為了避免溝通落差，或是有人無法達成新的時間目標，專案經理最好建立一個專案變更的說明書，裡面可以包含：
變更說明
新的方案
時間表／時間達的影響
風險
費用
利害關係人的簽名
◆ 資料來源：
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