客戶對於專案的需求包山包海，不知該如何收斂？明明在需求會議中已經達成的決議，隨著專案進行，卻又出現一大堆當初根本沒有提到的許願？
想要讓專案成功，釐清利害關係人的需求是一個重要關鍵！一般 PM 最常使用的問卷、訪談技巧，究竟該如何執行才有效？
為什麼訪談很重要？4 大好處！
1. 讓專案目標更明確。訪談專案中所有的利害關係人，可以幫助 PM 更清楚地了解專案的範疇，進而設定明確的目標、建立里程碑，以及確定任務的優先順序。
2. 增進溝通品質。與利害關係人坐下來，是真正了解專案團隊成員的絕佳機會，而與利害關係人的合作和良好的關係，也會讓你的專案進行更加順利。
3. 共享一個有凝聚力的願景。不同的利害關係人會有不同的期待與觀點，透過訪談與聚焦，可以確保每個人在一開始就在同一個水平面上，望向同一個目標。
4. 信任和支持。透過訪談可以讓利害關係人覺得他們的意見很重要，不僅可以讓你蒐集到重要的數據，還可以贏得他們的信任和支持。
上戰場之前要做什麼？5 個步驟做好訪談準備
Step1：確定你的訪談目標。先思考你想從這次的訪談中獲得什麼資訊，最好準備一份訪談題綱或腳本，才能深入挖掘利害關係人的痛點、動機與需求。
Step2：識別利害關係人。根據你正要展開的專案，利害關係人可能位於組織中的不同級別，包含部門主管、工程師、行銷、業務、客服或是外部客戶、合作廠商等。編寫完利害關係人列表後，你可以按級別、活動或專案參與程度將他們分組，並為他們設定不同的問題集。例如，管理人員可能對技術限制不太敏感，而工程團隊可能不知道市場或競爭對手造成的限制。
Step3：定義時間表和預算。當你的專案規模較小或預算有限時，時間可能會成為一個巨大的限制。但是，不要試圖通過縮短利害關係人訪談階段來節省時間。提前計劃並確保為每次面試分配足夠的時間，並在中間留出足夠的時間來收集你的見解。如果你真的面臨很嚴峻的時間、地點和預算的限制，你可以用下面會提到的「游擊模式」進行利害關係人訪談。
Step4：準備好所需的工具和設備。無論你選擇哪種方式進行訪談，請確保你已經準備所有需要的設備，包含相機、錄音筆等。若你採用遠距面談，也請預留至少 40 分鐘測試連線品質。
Step5：預先寄送電子郵件給受訪者。不是每位利害關係人都熟悉訪談流程，在訪談前事先提供訪綱及說明流程，可以幫助受訪者預先準備，以免訪談徒勞無功。
訪談開始！4技巧問出專案真正需求
技巧1：好的破冰是成功的基石
在時間與壓力之下，許多 PM 在訪談一開始就會開門見山地開始提問，但是若受訪者在訪談前沒有仔細看過訪綱與說明，他可能並不真正清楚訪談的目的，最後只能給出一些難以運用的資料。
因此，在訪談的開頭，PM 可以先做一個開場，例如感謝接受訪談、說明接下來的流程，或是再次說明採訪的目的，讓受訪者可以有一些餘裕來準備下一個問題。
技巧2：精準切入主題的核心
每個專案和產品都需要特定的問題和答案，但是有時候過於直接的問題，可能受訪者並不知道如何回答，或是他們會陷入自己的專業語言中。在訪談時，可以將你想要的問題拆分在不同的問題之中，例如你可以透過「受訪者的專業領域及其在組織內的任務」、「需求、動機和目標」、「面臨哪些市場競爭」，或是「專案或團隊之中的潛規則」等面向，釐清他們的需求是否與需求文件中表達的願景一致。
技巧3：採訪過程保持雙向溝通
利害關係人訪談不只是 PM 單方面地提問，更可以視為一個促進理解的雙向溝通場合。在訪談接近尾聲時，不妨留出一些時間，回答利害關係人可能有的問題，激起了他們對專案的興趣。
即使他們中的一些人，一開始可能對這項工作表示懷疑，但你會驚訝於有多少人喜歡談論他們的工作、關注點、需求，甚至可能是對專案的恐懼。
技巧 4：用游擊模式模破資源限制
當專案的時間或資源有限，但是又有眾多利害關係人時，PM 可採用「游擊模式」進行訪談，例如先用電子郵件提出一般性問題，再利用短短的 15～30 分鐘，挑選利害關係人方便地點進行一對一的深入訪談，如此一來，達到的效果也會非常好。
適合用電子郵件提出的一般性問題：
定義你在公司中的角色。
定義你在專案中的角色。
該產品的典型用戶有哪些？
你的主要競爭對手是誰？
適合經由一對一互動提出的問題：
這個專案將如何影響你的工作？
你如何衡量這個專案是否成功？
你認為主要的限制或困難是什麼？
資料來源：
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