工欲善其事，必先利其器，善用工具聰明工作！
不論你的職位是不是「專案經理」，在我們的生活中，每個人或多或少都會擔負著讓專案成功的重責大任。不論是規劃一個即將上線的新網站，或是導入新系統，甚至是搬家、規劃新家的裝修，甚至是幫家族規劃一趟旅行，都可以算是一個專案。
工欲善其事，必先利其器；想要提升你的效率，除了使用筆記本、會議室白板之外，選擇順手好用的專案管理軟體，可以大幅節省你規劃、更改專案新資訊與進度的時間，更重要的是，還可以透過多人協作的功能，達到專案溝通、規劃與管理的需求。
若公司沒有採購專用軟體，或是專案規模較小，其實還有很多免費的工具可以選擇！我們精選了 6 種最受歡迎的工具，值得一試：
1. Excel：經典且功能足夠的專案工具
提到專案管理，一般人第一個想到的代表圖大概就是「甘特圖」了！過去你總是自己土法煉鋼畫表格，但是任務時間一旦變更，又要一格一格慢慢調整嗎？其實目前 Excel 已提供多種專案中常見的範本模版，包含專案甘特圖、里程碑、預算書、提案表、進度追蹤、績效報告，甚至是活動追蹤工具皆一應俱全。若你的專案規模不大，其實 Excel 就已經非常足以應付常見的專案排程了！
2. Airtable：比 Excel 更直覺的視覺化表格工具
若你不需要使用 Excel 的函數、樞紐、巨集功能，只需要表格相關的功能，Airtable 無疑是個更好的選擇。Airtable 讓人能夠以更簡單、直覺的方式做出美觀的表格，網站上提供了各式各樣的專案模板，從內容行事曆、影片專案、專案追蹤、產品上市到活動規劃……，從工作到生活中各式的應用場景皆有範本可使用。
你可以從無到有建立一個專案表格，也可以匯入 Excel、CSV 檔，或是連結其他模板，自行組建個人雲端資料庫，也可以邀請團隊或是家人共同協作。免費版每個專案 1200 項紀錄、2GB 的附件空間，對一般使用者而言便已非常夠用。
立即嘗試 → https://airtable.com/
3. Asana：知名新創最愛用的專案工具
Asana 是一個雲端專案管理解決方案，可幫助公司管理並組織任務和專案，小至細節，大至宏圖，Asana 都能組織工作，讓團隊了解專案工作內容、目的和方式，並進行溝通和協作，對手上同時有多個專案的團隊或公司非常方便。
Asana 尤其是在專案層次管理上非常好用。你可以新增、組織專案，並指派任務，借助清單功能，團隊可直接查看需要完成的內容，任務的優先順序，以及工作截止時間，查看工作如何持續規劃。在時間管理上，你可以輕鬆管理依存任務、重疊任務以及未排定任務，並建立計劃，作為團隊行動方針。
Asana 還可以串接Dropbox，Slack，Gmail 和 Zapier 等常見工具。免費版最多可包含 15 位用戶，但是功能非常完整，無限制任務、專案、訊息、活動紀錄，也可以清單、看板、行事曆模式檢視專案。
立即嘗試 → https://asana.com/zh-tw
4. ClickUp：讓你的生產力 Up！
ClickUp 是一個雲端專案軟體工具，可以幫助個人和團隊在專案空間中設定目標、管理任務和組織工作；但是你也可以將它視為提高生產力的方案。創辦人 Zeb Evans 當初創立的緣由，就是希望可以化繁為簡，解決過去許多專案管理者必須同時使用多種工具，面臨資訊分散、溝通不易的難題，例如溝通時要用 Slack，檢視任務板時使用 Trello、視訊時使用 Zoom……。
ClickUp 整合了工作（或私人）行事曆、待辦事項、專案流程及記錄靈感的功能，使用者只需要在此介面上工作，而不必同時打開好幾個協作軟體。近來 ClickUp 也因應遠距工作的需求，推出 Remote Work OS 的功能，利用 AI 來列出專案管理中的優先任務排序，並且能讓團隊的成員，看到每個人的即時工作進度，來加強遠端工作情境中的團隊工作即時感。
立即嘗試 → https://clickup.com/
5. MeisterTask：從構思到執行無縫接軌
MeisterTask 是知名心智圖軟體 MindMeister 推出的任務管理工具，讓使用者以簡單、直覺化的方式來管理專案，你也可以從 Trello 或 Asana 導入資料，無痛轉換。
除了一般專案軟體皆具備的管理、追蹤及協作功能之外，最大的特色是結合心智圖工具。許多團隊喜歡運用心智圖來做腦力激盪，但是當想法要落地成可實踐、可追蹤的專案便有點麻煩。 MeisterTask 與 MindMeister 整合，讓團隊可以無縫地從構思到執行。
6. Citrix Podio：專案管理社群工具
Citrix Podio 是一個專案管理和社群協作工具，上面整合了上百種和專案管理、CRM、社交、問題管理及流程規劃等各式各樣的 App，使用者可以自訂你需要的功能，為你的團隊、專案建立最適合的工作流程平台。除了這些工作相關的功能之外，Citrix Podio 也提供了類似Facebook 功能的「喜歡」、內部訊息傳送和視訊聊天等功能，非常適合需要高度自行定義任務的小型組織，以及需要自訂多個專案流程管理的企業。
立即嘗試 → https://podio.com/
◆ 資料來源：
◆ 延伸閱讀
🔎 更多業界優質課程，歡迎洽詢：
創新未來學校｜線上學習顧問 LINE@
創新未來學校｜粉絲專頁
創新未來學校｜Instagram
Comments