身為專案經理，最重要的工作之一就是「追蹤並隨時回報專案現況」，但是每次向老闆、客戶及專案團隊報告進度時，總是花很多時間整合資料、又擔心自己漏掉了某些重要訊息？若是將專案所有資料鉅細靡遺呈現，卻又過於繁雜，無法讓對方一目瞭然、看出重點？
善用「一頁式的專案狀態報告」，便能解決這個難題！
什麼是專案狀態報告？
專案狀態報告（Project Status Report）其實是一種溝通工具，透過定期呈現的報告，幫助老闆、客戶、團隊以及其他利害關係人了解目前的進度，並監控成本、風險、時間及任務的狀態，所有人都能一眼看見哪些任務目前落後或是超前、有哪些議題需要討論。此外，若是需要爭取人力或資源，也能透過一頁式的報告具體呈現相關的資訊。
一般而言，專案狀態報告不需要長篇大論，但至少需要包含以下要素：
已經完成的工作
接下來的計劃
專案預算和進度匯整
行動專案清單
任何問題和風險，以及正在採取的改善措施
5 個技巧，寫出高效專案狀態報告
技巧 1： 以受眾為中心進行寫作
在撰寫之前，先想想：誰會閱讀你的報告？他們是否熟悉產業的專有名詞或縮寫？請記住，這份報告的主要目的在於團隊溝通與建立共識，因此，請摒棄只有特定人才懂的術語與技術細節，儘量用通俗易懂的方式呈現，才能幫助聽眾了解專案的重點。
技巧 2：用數據支持你的報告論點
若你希望自己的報告看起來專業又可信，可以多加使用相關、準確及最新的數據作為支持，但是不要直接呈現一堆複雜的數字，可以使用表格、圖表或圖形，幫助你的聽眾快速掌握複雜的數據。
此外，若你需要報告產業變化與動態，幫助客戶或團隊了解現在方案的風險，必須儘快提出新的調整做法，盡量使用可靠且知名的調查機構的報告數據，並在圖表中註明來源，才能增加說服力。
技巧 3：設計簡明且一致的格式
狀態報告通常會在固定頻率的會議中呈現，建立簡明且一致性的格式，在固定的結構中呈現特定資訊，可以幫助聽眾快速找到他們需要的資訊。你可以自行設計，也可以參考網路上的模板，重點在於提高報告撰寫的效率及幫助受眾理解。
技巧 4：區分事實和觀點
在狀態報告中，專案經理必須區分事實與觀點。事實即專案的實際狀態，是客觀的數據與成效；但是若需要提出你的建議或觀點，最好特別標註出來，或是在一個獨立的段落呈現。
技巧 5：在結論提出你的行動號召
最後，在專案進度報告的結論部分，與聽眾進行討論。因為在聆聽過程中，每個成員都可能會出現自己的意見，與團隊討論分享對於專案的執行與共識建立很有幫助。
此外，若你希望與會的專案利害關係人採取某個行動，也必須讓他們知道：
需要做什麼？
什麼時候應該完成？
應該由誰採取行動？
現在就開始建立你的專案狀態報告吧！你也可以參考儲存、下載這份格式，再調整成最適合你的格式，讓專案溝通更順暢！
圖表來源：Smartsheet.com. Image source: Author
資料來源：
創新未來學校 推薦課程：
2022/07/23（每週六） 線上開班！
提升專案工作績效、帶領團隊衝刺，
理論與個案實務整合教學，
成為全球搶手的金三角PM人才！
WBSA商務行銷企劃師國際認證班 線上開班！優惠招生中！
高度國際化、實務化的行銷企劃培訓！ 助您破除職涯定位迷惘， 有效縮短工作撞牆期！
---------------------------------------------------------------------------------- 加值服務!!【陪你找方向---一對一顧問諮詢 (線上on-line)】
本系列課程報名者--08/06 前加購優惠，2,000 元 /小時/人 ----------------------------------------------------------------------------------
🔎 更多業界優質課程，歡迎洽詢：
留言