「會議太多了，好浪費時間！」你心中也有類似的吶喊嗎？
早上踏進辦公室就開始陷入會議接龍，一天連開 4 個會，卻沒有達成任何結論？根據最新統計，大多數員工每天平均要開兩場會議，但是 50% 都在浪費時間；高達 92% 的與會者會邊開會邊處理其他工作任務。若你是中階主管，花在會議中的時間是 35%；高階主管的會議時間則是更為驚人的 50%！
若你想要做好時間管理，提升工作效率，從會議管理著手，絕對是最事半功倍的方法！從會議規劃、開會流程引導及會後跟進，你可以掌握以下 10 個技巧：
◎會議規劃階段
關鍵心法 1：確認你的會議目標，才不會白費功夫
為什麼很多會議讓人覺得根本沒必要開？沒錯，其實很多會議根本缺乏明確的目的，所以大家花了時間卻沒有得出結論。在召開會議前，先問問自己目的是什麼：
我們必須做一個決定嗎？
我們想要交換這見、激盪想法嗎？
我們需要的是跨部門溝通嗎？
我們是為了制訂一個提案計劃嗎？
最終，你應該得到一個明確的句子：「在會議結束時，我希望我們可以針對這次的專案達成共識，立即展開」，或是「開完這次的會，我希望可以幫助主管判斷新的店面應該開在哪裡。」
關鍵心法 2：正確設定議程，讓會議準時結束
開會必須先準備議程，但是大部分的議程是只列出報告順序而已，其實一份完整的議程應該包含以下元素：
優先事項：絕對必須涵蓋哪些內容？
預期結果：我們需要在會議上達到什麼目標？
參與者：誰需要參加會議才能成功？
順序：會議將按什麼順序進行？
時間：每個主題將花費多少時間？
日期和地點：會議何時、何地舉行？
關鍵心法 3：邀請對的人與會，並分配任務
與會的人不發言、不參與，是浪費時間的重要原因之一。許多公司都有一個壞習慣，就是在會議邀請時，喜歡一口氣邀請很多人，即使他們其實沒有必要參加。最好的解方，就是確保每一個與會者都有必要出席，問問自己：
為了實現會議 的目的，誰需要參加？
實現目標，需要誰的投入、支持、知識或專長？
有誰是可以不用參加的？
然後，確保只邀請必要的人參加，並如果可能，盡量限制會議人數，最好不要超過 10 人，否則會議很難有效率。若開會人數太多，則必須分組、分主題討論。
此外，也別忘了事先指定會議記錄者，確保會有人詳實記錄會議的發言、決議、決議事項執行者及執行時間表等細節。
關鍵心法 4：預先準備會議資料，督促與會者事先閱讀
很多時候，與會者往往是會議開始之後，才開始閱讀資料，非常浪費時間。會議規劃者應該事先準備開會資料，分派給與會者，並請大家預先閱讀，確保每個人都清楚知道會議討論的事項、自己的角色。
◎會議進行階段
關鍵心法 5：有力開場破冰，帶動討論氣氛
會議主席應該準備一個 1 分鐘左右的有力開場，簡明扼要地說明會議的目的及規則。跳過這一個關鍵部分，很容易讓與會者開了很久的會，都還是搞不清楚自己為何會坐在這裡，或是隨意提出不相干的討論主題。
重申會議目標後，主席也需要花點時間激勵房間裡的人參與，簡單說明與會者的任務，讓大家知道自己可以貢獻什麼專業知識來實現目標。
關鍵心法 6：制定會議規則
很多會議要嘛就是沒人發言，要嘛就是大家爭先恐後只想說自己想表達的事情，或者是人人都盯著眼前的電腦，缺乏參與。制定會議規則，引導大家用正確的方式溝通和討論，可以解決很多問題。一些通用的基本規則包括：
準時開始與結束：開會最忌不準時開始，不準時結束，兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本，同時延誤相關人等後續時程。明訂會議開始時間，遲到超過 10分鐘不得進場，嚴格制行，讓開會準時變成部門習慣。
做好時間控管：將議程寫在白板上，嚴格按照時間表開會，如果議題討論即將超時又尚未達成決議，主席必須動用表決或親自決議。假如討論時發現該議題的確牽涉複雜，眼前沒有足夠資訊可供做出正確判斷，或不同部門需要再回去討論，則可暫時擱置，訂定下次開會時間之後，進入下一議題討論
管理專注力：規範大家在會議中使用電子產品的方式，例如請大家先集中放置手機與電腦，確保大家的注意力集中，加速討論速度。
關鍵心法 7：鼓勵發言
每個與會者都必須參與討論與發言，為會議做出貢獻，不能只有人在而心不在。但是在會議中，往往只有幾個人願意或較擅長表達自己的想法。主席必須適時地請內向者發言，或是營造有利於討論的心理安全感。
關鍵心法 8：一定要做出結論，並總結要點
會議進行到最後，一定要得出一個明確、可跟進的結論，並指定負責及協辦人，訂出完成任務日期及進度檢查點（Check Points），將這些內容都詳實記錄下來，明文規範。
除此之外，主席也應該在會議結束前進行總結，再次確認所有的行動計畫及時間點，並讓所有的與會者都同意這些內容，這是一種心理學技巧，也就是所謂的「同儕壓力」與「公開承諾」——如果每個人都聽到並同意，他們必須在下週一之前完成某件事，那麼大家會更有內在動力去完成，不見得需要仰賴外部的監督與控制。
◎會議結束後的跟進階段
關鍵心法 9：24 小時內發出會議紀錄
確保會議結束之後，24 小時之內必須將紀錄寄給大家，不只可以幫助每個與會者再度確認會議結果，以免有的人因認知不同而產生誤解；白紙黑字記錄下來，也更有利後續追蹤管理進度。每個每個行動項目都必須包含 3 件事：
明確的可交付成果
負責人／當責者
截止日期/檢核點
關鍵心法 10：確實跟進，才不會一直重複開會
跟進的藝術是一種重要的職業習慣，在會議中也很重要。雖然在會議中，每個後續行動都有負責人，但是會議主席也必須透過電子郵件、電話或其他形式，提醒大家落實。根據許多主管的經驗，在會議結束後的幾天或幾週後安排一次追蹤會議會很有幫助，不只可以督促大家，也有助於減少重複、無效的會議。
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