身為專案經理，你也為了繁瑣又惱人的文書作業而苦惱嗎？
從工作說明書、市場分析到執行進度報告，每個專案都會產生大量文件，根據專家的觀察，PM花在撰寫、更新和管理各種專案文件的時間可能高達20%～30%！
過多的文書作業，不只會佔用原本用於其他管理和追蹤任務的時間，繁瑣的文件流程也會使團隊成員感到厭煩，降低效率，甚至延誤進度。
該如何更加高效地管理文件，並促進專案效率？資深專案經理Elizabeth Harrin分享了6條黃金法則，值得PM們應用在實際工作中！
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法則1：將所有分散的文件集中到一處
高效管理文件的第一步，就是將分散在各式 Word、PDF、Excel、PPT、甚至是 Email 中專案資訊集中在一個空間中，讓所有的成員都能快速找到所需的文件，並確保大家的資訊即時同步，不會獲得錯誤或過時的資訊。
你必須先選擇正確的儲存選項，不論是存在本機磁碟或是雲端空間，請確保每個人都擁有存取權。若專案必須嚴格保密，或是擔心其他人會不小心改動或誤刪文件，也可以跟IT團隊討論如何設定編輯權限，確保文件的資訊安全性。
Elizabeth Harrin 提醒，雖然大部分的專案團隊都會使用雲端資料庫，但建議還是可以在電腦中保留備份，以免有人誤刪檔案，或是受限於網路狀況而無法存取。
法則2：建立版本控制系統
在專案文件的管理中，版本控制是一個關鍵元素。隨著文件的更新和修改，版本控制系統可以幫助你追蹤不同版本的變化，避免混淆。
Elizabeth Harrin 表示：「聽起來雖然基本，但令我驚訝的是，很多人並不會這麼做。」
當你從頭開始編寫一個文件，可以將它命名為版本 0.1，當你出於某種原因對它進行修改時，可以將版本編號變更為 0.2；當相關人員都確認無誤後，這份文件就成為版本 1。
但最終版本從來都不是真正、絕對、完全的Final版！之後若是有小改動，它就會變成版本 1.1；如果是重大更改，再將其重新命名為版本 2。
另一個小提醒，是在檔名中就寫清楚版本編號，例如「專案時間表_v1.3」，這樣每個人都可以一目瞭然地看到當前的版本，不需要打開文件才發現他們正在查看的內容已經過時。
以此類推，你就建立了清晰又簡潔的版本管理系統。這樣不僅能確保所有團隊成員都在使用最新版本的文件，還能讓你在需要時，回溯到之前的版本，以查明變更歷史。
法則3：建立協作流程，邀請團隊共同加入
即使你是負責建立整個專案文件的專案經理，在文件最終定案之前，廣泛徵求相關方的意見是非常重要的。
設計一個清晰的審閱流程，邀請專案成員或其他關係人一起加入回饋，包括有哪些內容不夠清楚、缺少什麼，或是可以如何調整會更好，確保所有相關方的意見都能被考慮並納入文件中。這不僅有助於提高文件的品質，還能增強團隊成員對文件的認同感。
當然，你可能不會同意每個人的觀點，或者很難將所有建議都納入其中，但至少要聽取提出的觀點，看看它們是否可以包含在文件中。
法則4：確保文件的簡潔
為了讓文件能夠真正達到資訊同步的功效，在撰寫文件時，請刪除所有冗長的內容，僅保留必要的資訊；你也可以使用圖表、列點和表格等視覺工具，取代過多的文字描述。
Elizabeth Harrin 指出，她過去常常編寫包含封面頁、目錄頁、任務清單和版本控制表的文件，這意味著每個打開文件的人，都至少需要滾動3次頁面，才能看到文件的主要內容。「因為文件越短，收到的效果就越好。想讓專案的利害關係人閱讀一封很長的電子郵件本身就很困難，更別提一份長達16頁的文件。」後來，她改變做法，將任務清單、聯絡資訊及版本資訊放在最後一頁，也拿掉封面和目錄頁。
但是也不必矯枉過正，一味追求簡化，而是要根據文件的目的而調整。例如技術文件或產品需求文件可能會需要更詳細的敘述與資訊，原則仍是刪掉所有不必要的資訊，或是放在附錄作為參考資料，如此一來，仍可確保文件的簡潔性。
法則5：使用執行摘要
最後一個訣竅是在長篇文件前面加上一段執行摘要，簡要概述文件的目的、主要結論和關鍵建議——這是為了不想（或沒有時間）閱讀全文的高階主管而設計，讓他們能快速看到重點內容，若有需要，可以到他們最感興趣的部分。
請不要寫「請閱讀○○頁，查看完整的分析和選擇的建議」，在撰寫時，應確保這段摘要簡潔、有條理，並且能夠獨立於全文存在。Elizabeth Harrin 建議，執行摘要的長度不要超過半頁，若有需要，可以加入圖表或表格。
如果你認為自己寫的內容太長，也可以讓同事幫你閱讀，檢查它是否涵蓋了要點，並且足夠簡短扼要。
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